第一章 总 则
第一条 根据《基本建设项目档案资料管理暂行规定》和《高等学校档案管理办法》等规定，为加强学院基建档案工作，充分发挥基建档案在学校建设中的作用，特制定本规定。
第二条 基本建设工程项目档案是指是学院范围内校园基本建设的规划设计、施工、管理和科学研究等活动中形成的应当归档的图纸、图表、文字材料、计算材料、模型、样品照片、影片录音录象等技术文件的总称。
第三条 基本建设工程项目档案是反映学院基本建设历史和现状的真实记录。是为学院基本建设的改、扩建和维修提供的可靠依据；是为学院基本建设的规划、建设和管理以及产权纠纷出具的真实凭据；是为学院的历史考察、科学研究以及总结交流提取的有价值的资料。
第四条 由于基本建设工程项目档案是学院的宝贵财富，应按照集中统一、分级管理的原则，以学院综合档案室为永久保存基地，基建办为基本建设档案基层管理单位，保障学院基本建设工程项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。
第二章 基建文件资料的收集和管理
第五条 基本建设项目文件资料的收集和管理是基建管理工作的重要环节，工程档案资料必须按项目收集。各专业必须将此纳入工程项目计划、纳入工程项目管理制度、纳入相关人员的职责范围。
第六条 基建办负责人及项目负责人应随时了解大、中型基建工程项目的进度，督促、指导档案员及工程技术人员做好基建文件、材料的收集、积累、立卷、归档工作。
第七条 归档范围：上级发文、本部门文件、各项报告批文、招投标文件；各类合同及附件、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、施工日志、会计帐表、审计结论及相关财务资料、各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件。凡属归档范围基建文件材料，都必须按规定立卷归档，统一管理。任何部门和个人都不得拒交或擅自损毁，违者要追究责任。
第八条 自工程立项开始及施工期间：报告、批文、设计资料、图纸由报批人和委托人收存；设计变更、工程洽商、合同等按照相应管理制度收存；监理文件、施工日志、竣工图各种验收证件、检测报告、材料设备的合格证与设备说明书等均由项目负责人收存。工程竣工交付使用后项目负责人将全部工程档案收集后交档案管理人员，档案管理人员按规定装订成册，送交档案馆或部门内部存档。
第九条 竣工档案（主要是竣工图）是基建工程项目的最后真实记录，是对工程项目进行考核和今后使用，维护，扩建，改建，大型维修的依据，同时具有法律证据。凡竣工图不符合档案管理要求的项目不能验收。竣工图必须盖有施工单位的竣工印章，施工单位项目负责人（或施工图纸修改人员）签名。
第三章 基建文件材料的立卷、归档要求
第十条 凡是应归档的基建项目文件、材料，要求是且做到签章手续齐全，格式统一，字迹工整，图面整洁，不得使用红水笔、圆珠笔和铅笔书写。
第十一条 凡以施工图代竣工图的，由施工单位按制图要求在原施工图上进行补充修改，注明修改部门和更改标记，并向变更通知单和施工说明，加盖《代竣工图》标志后，由基建项人审核、签章以备归档。
第十二条 竣工档案的组卷要保持案卷内基建文件、监施工文件和竣工图之间的有机联系排列。根据基建材料的形成规律，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件排在整个项目的首卷，其材料按文件性质分别组卷。
第十三条 基建文件材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列，其顺序为：地质图、初步设计图、建施图、结施图、水电施图、气管图、变更图。
第十四条 卷内文件材料无论正、反面，只要有文字、图文、印章的应编写页码。编写页码以独立卷为单位。
第十五条 归档时间为该基建项目竣工后三个月之内根据实际情况及时归档。
第十六条 基建文件材料归档后，在改建、维修中所产生的基建文件材料，基建部门应随时整理，向档案部门补充归档。对已归档的基建材料未经批准，严禁更改已归档的任何基建材料。
第十七条 档案部门对补充归档的基建文件材料应及时整理编目。
第十八条 本管理制度由基建办负责解释，自公布之日起执行。
